Chúng ta vẫn thường hay nghe các nhân viên than vãn về các cuộc họp “vô nghĩa” chiếm hết chỗ trong lịch làm việc của họ. Mặc dù vậy, việc định kỳ rời khỏi phía sau màn hình máy tính và tương tác với đồng nghiệp là vô cùng cần thiết. Trong khi các cuộc họp nội bộ cũng quan trọng như việc gặp mặt khách hàng, các buổi họp nội bộ lại ít nhận được sự quan tâm và chăm chút.

Chỉ là họp nhân viên thôi mà? Tại sao chúng ta cần phí phạm thời gian vào việc chuẩn bị chứ?

Tuy nhiên, một cuộc họp nhân viên được chuẩn bị chu đáo sẽ có tác động mạnh mẽ đến tinh thần của đội nhóm. Dưới đây là một số mẹo để buổi họp nhân viên của bạn sẽ không còn là ác mộng – và góp phần vào sự phát triển của công ty

  • Linh hoạt với lịch trình

Công ty chúng tôi có nhiều nhân viên bán thời gian, và họ thường đến văn phòng vào những ngày khác nhau, vì vậy việc lên lịch họp toàn thể nhân viên là một vấn đề nan giải. Tuy nhiên, để giải quyết vấn đề này, chúng tôi đã sắp xếp các cuộc họp nhân viên cách 2 tuần 1 lần, mỗi lần họp 30 phút vào thứ Hai, thứ Ba và thứ Năm.

Lịch trình này cho phép chúng tôi chia sẻ một thông điệp cho tất cả nhân viên trong tuần đó – và các buổi họp đủ ngắn để người đồng sáng lập của tôi và tôi có thể thay phiên nhau tham dự. Tất nhiên, không phải tất cả nhân viên đều có thể tham dự mọi buổi họp. Và trong trường hợp đó, chúng tôi ghi chú và gửi những biên bản họp vào cuối tuần.

Điều này đảm bảo tất cả mọi người giữ một biên bản họp, lưu giữ những điểm mới chưa được nhắc đến, và tạo điều kiện cho những nhân viên không thể tham dự cuộc họp nắm được thông tin.

  • Bắt đầu với tin tốt

Khi nhân viên của bạn tập hợp đông đủ, bạn sẽ dễ dàng lao vào chế độ “sửa sai” và ngay lập tức thảo luận về những điều cần cải thiện. Trong khi chúng ta có thể tận dụng những buổi họp toàn thể để bàn về các sai lầm và đưa ra sáng kiến giải quyết, nhưng chúng tôi bắt đầu cuộc họp bằng cách ghi nhận những cải thiện đã được thực hiện từ buổi họp trước, tuyên dương thành công của cá nhân và đội nhóm.

Các cuộc họp toàn thể là cơ hội để làm cho nhân viên của bạn cảm thấy được trân trọng và lắng nghe. Hơn nữa, việc bắt đầu với những điều tích cực sẽ tạo một bầu không khí hứng khởi cho buổi họp – giúp cho việc tiếp nhận những lời góp ý cũng trở nên dễ dàng hơn.

  • Lựa chọn quay video thay vì cuộc gọi video

Khi văn phòng đặt ở Nam Mỹ và nhóm phần mềm làm việc tại Anh, chúng tôi đã gặp khó khăn khi tổ chức các cuộc họp từ xa với nhân viên. Chúng tôi thường gọi video với nhau theo lịch trình mà họ lựa chọn; tuy nhiên, số lần bị ngắt quãng và bị đứt mạng còn nhiều hơn số lợi ích thu được từ các cuộc họp.

Để giữ lửa cho nhóm nhân viên làm việc từ xa, chúng tôi khuyến khích họ quay video thay vì thực hiện các cuộc gọi video. Chúng tôi yêu cầu họ quay video màn hình hoặc trình bày một bài thuyết trình ngắn, cung cấp những thông tin cập nhật nổi bật. Phương pháp này giúp cho thông tin được truyền tải rõ ràng, nhanh chóng và cô đọng nhất có thể.

KẾT LUẬN

Những cuộc họp nhân viên không cần phải buồn chán và vô nghĩa, những cuộc họp này là cơ hội để ăn mừng những tiến bộ và thể hiện sự trân trọng những hỗ trợ từ đội ngũ của bạn. Trên hết, chìa khóa cho một cuộc họp thành công nằm ở việc định giá thời gian của nhân viên – hãy tận dụng thời gian của họ một cách thật hiệu quả.

Nói Tiếng Anh Đi tổng hợp và dịch

Nói Tiếng Anh Đi là ai?

Nói Tiếng Anh Đi giúp các doanh nghiệp khắp Hồ Chí Minh thông qua chương trình Đào tạo Inhouse – Tiếng Anh Doanh nghiệp.

Chương trình tiếng Anh Inhouse giúp cải thiện giao tiếp nội bộ, tăng năng suất làm việc của nhân viên và mở rộng mạng lưới khách hàng cho tổ chức.

Để tìm hiểu thêm về dịch vụ của chúng tôi, hãy nhấn nút “SIGN UP” để được tư vấn miễn phí!

Alex N

Alex N is the Brand Marketer of Nói Tiếng Anh Đi. She is responsible for producing informative educational content, ensuring quality and consistency of the site. As a introvert soul, she dedicates most of her free time to music, movies and long bicycle rides.

More Posts

Follow Me:
LinkedIn

Related post

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.